這封信屬于平行體裁。 從寫作方向上來說，寫作一般是平行的機構之間進行寫作，也可以是沒有隸屬關系的機構之間進行寫作。 那么，字母的主要用途有哪些呢？ 可以用于單位之間的討論、咨詢問題、回答問題、請有關部門批準、對下級單位作出相應答復、督促有關工作等。 此外，信件有時可用于對先前發布的文件進行少量補充或更正。 但這種情況很少見。

1. 信件的格式和書寫

這封信由標題、發送機構、正文和簽名組成。

（一）信件標題

信件標題通常有以下三種寫法：

第一種是完整的標題，由發文機構、題材、文字類型組成，如《國家能源局關于征求光伏發電建設實施方案意見的函》。

二是由寄件機構、題材、接收機構和語種組成，如《國務院辦公廳給湖北省人民政府辦公廳關于飛行等問題的復函》國旗。”

三是由題材和文字類型組成，如《關于開展物業服務滿意度調查的函》。

（二）主要交付單位

主要發件機構為收信單位名稱。 一般要求寫全稱或標準縮寫。

（三）信函正文

一封信的正文結構一般由開頭、正文、結尾和結論組成。

1、信函開頭應說明寄信原因。 一般先說明發信目的和原因，然后轉義為“現將有關問題解釋如下”或“現將有關事項答復如下”。 回信的原因部分通常首先引用信件的標題，然后提供依據來解釋發表文章的原因。

2、信函正文是信函的核心內容，主要說明信函所涉事項。 這部分文字應該直接講述故事。 無論是談判工作、詢問或回答問題，還是請求有關部門批準等此致 敬禮格式，盡量用簡潔、得體的語言，清楚地描述需要告訴對方的問題和意見。

3. 這封信以愿望或請求結尾。 一般用禮貌用語向對方表達自己的意愿。 有的要求對方幫助解決某個問題，有的要求對方及時答復，有的要求對方提供意見，有的要求主管部門批準。

4.信函的結論通常根據信函的內容，因地制宜地選擇不同的結束語。 如“特此寫信詢問”、“請立即答復”、“特此通知您”、“特此寫信答復”等。有些信件不需要結束語。 如果是便條，可以像普通信件一樣使用“此致”和“敬禮”。

5、信件的簽名與所有正式文件的簽名相同，包括單位名稱和撰寫時間。

2. 信函寫作技巧

以下是寫信的一些技巧：

(1)首先，信件要有針對性。 這封信應緊扣主要目的而寫； 信函中提出的事項應當是目標單位能夠解決的； 除特殊情況外，一封信應一次解決一個問題。

（2）其次，要有分寸感。 信函的措辭要溫和、禮貌，避免命令語氣，不使用脅迫或威脅性語言。

（三）第三，開門見山。 無論是信函還是回信此致 敬禮格式，寫作時都應該開門見山，盡快切入主題。 不要東拉西扯，說空話，刻意走彎路，避免不必要的客氣，盡量少講抽象原理。

（四）四是注重時效性。 信件一般是針對特定時期的事情而寫的，尤其要迅速、及時地給予答復。 有些單位喜歡在工作時踢足球。 他們推遲了一次又一次應該發送的回復。 他們等到黃花菜冷了才給予答復。 這有點太官僚了。