蘇交規[2012]5號

第一章 一般規定

第一條 為進一步規范全省各高校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法， 《江蘇省檔案管理條例》、《高等學校檔案管理辦法》，本辦法是根據全省高校檔案工作實際，制定的。

第二條 本辦法所稱高等學校檔案（以下簡稱高等學校檔案），是指高等學校建校時直接形成的教師、學生、職工、學校等的檔案資料。高等學校（以下簡稱高等學校）從事教學、科研、管理、基礎設施等辦學實踐活動。 以及對社會有保存價值的文字、圖表、音頻、視頻等各種形式和載體的歷史記錄。

第三條 高等學校檔案工作是高等學校的重要基礎工作，是體現高等學校質量和管理水平的重要標志之一。 學校要加強領導和管理，納入學校總體發展規劃，納入總體考核評價指標。 系統。

第四條 高校各職能部門應當將文件資料的形成、收集、立卷、整理、歸檔納入工作計劃和相關人員的崗位職責和個人績效考核，加強對本部門檔案工作的管理。自己的部門。

第五條 省教育行政部門主管全省高等學校的檔案工作。 檔案管理部門負責高等學校檔案工作的業務指導和監督檢查。

第六條 高等學校檔案工作由學院院長（院長）領導，主要職責是：

（一）貫徹執行國家和省有關檔案管理的法律、法規和方針、政策，批準學校檔案工作規章制度；

（二）將檔案工作納入學校總體發展規劃，推進檔案信息化

文化建設與學校其他工作同步開展；

（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，并實施

檔案事業發展所需的人員編制、檔案庫房、設備和資金；

（四）研究決定高校檔案工作的重要獎懲和其他重大問題

問題。

負責檔案工作的校（部）領導協助分管檔案工作的校（部）主任，及時協調工作關系，解決工作問題。

第二章 機構設置和人員配置

第七條 高校檔案機構是指高校檔案室或者綜合檔案室。

（一）具有下列條件之一的高等學校應當建立檔案：

1、學校有50多年的辦學歷史；

2、全日制在校生人數10000人以上；

（三）集中保管的檔案、資料超過3萬冊或者書架長度超過300米。

（二）學校檔案館是學校內設立的、集中統一管理學校檔案和檔案工作的專門機構。 它是大學的一個獨立的職能部門。

（三）未建立檔案館的高等學校應建立綜合檔案室。綜合檔案

案件室可獨立設立，也可附設于學校辦公室。

第八條 對于需要特殊保管條件或者使用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立單獨的檔案室單獨保管。

檔案館是學校檔案機構的一個分支機構。 日常工作由設立單位管理，業務接受學校檔案機構的指導、監督和檢查。 檔案部門應當每年將其保管的檔案目錄移交學校檔案機構。

第九條 高校檔案機構的管理職責：

（一）貫徹執行國家和省有關檔案工作的法律、法規和方針、政策，統籌規劃學校檔案工作；

（二）制定學校檔案工作規章制度和業務規范，并負責組織實施；

（三）負責學校各類檔案及相關信息的接收（收集）、整理、識別、統計、保存；

（四）編制檢索工具，編譯、研究、出版檔案史料，開發檔案信息

信息資源；

（五）組織實施檔案數字化和電子檔案歸檔管理；

（六）開展檔案的開放和利用；

（七）對學校檔案工作人員進行業務培訓；

（八）利用檔案館開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案館的作用

檔案館的文化教育功能；

（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動；

（十）監督、指導校屬機構的檔案工作。

第十條 高等學校應當設立學校檔案工作委員會，以學校（學院）校長為主任委員，學校（學院）分管領導和有關學校（學院）領導為副主任委員，副主任委員為主任委員。相關職能部門負責人擔任委員，擔任學校檔案工作委員會委員。 組織、協調、監督和咨詢機構。

檔案工作委員會應當根據《高等學校檔案管理條例》等有關檔案規定和學校檔案工作實際情況，制定明確的工作職責； 每年定期召開全委會會議，研究、總結、部署全校檔案工作； 及時召開專題工作會議。 、研究問題，協調關系，推動工作。

第十一條 高等學校檔案機構應當創建愛國主義教育基地和教育實踐基地。 校史館（陳列室）、博物館、紀念館等具備條件的，應當劃歸檔案機構統一管理。

第十二條 學校檔案館設專職館長1名，副館長1至2名。 綜合檔案室設專職主任一名，可以設副主任一名至兩名。

綜合檔案室主任、副主任、主任應當具備下列條件：

（一）熱愛檔案工作，具有擔任高級專業技術職務的經歷；

（二）具有較強的組織管理能力，具有開拓創新精神；

（三）正值壯年，身體健康。

第十三條 高等學校應當配備專職檔案工作人員。

高等學校專職檔案人員納入學校編制序列。 人員數量由學校根據學校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

高校檔案機構負責教職工人事檔案、學生人事檔案管理的，應當按照人事檔案管理規定設立相應的機構，并配備專門的檔案管理人員。

第十四條 高等學校應當將專職檔案人才隊伍建設納入學校人才隊伍建設規劃，加強學校各院系、學院（部）兼職檔案人才隊伍建設，建立全校檔案工作網絡，加強管理和業務培訓。

高校檔案機構應當根據工作需要大學生電子檔案，及時組織專職、兼職檔案人員學習檔案法規和業務，并參加校內外相關業務培訓或者繼續教育。

第十五條 高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代管理技能。 專職檔案員應具有學士及以上學歷。

第十六條 高校檔案機構專職檔案工作人員實行專業技術職務聘任制或者職稱制，享受與學校教學、科研、管理人員同等待遇。

第十七條 高等學校應當按照法律、法規的有關規定，對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員采取有效的防護措施，預防職業中毒事故的發生，保障其享受工作——依法享受相關工傷社會保險待遇和其他相關待遇，并給予適當的財政補貼，補貼標準一般為每月200至300元。

第十八條 高等學校應當按照有關法律、法規的有關規定，對檔案人員中的保密人員進行審批。 資助金額根據學校實際情況和相關標準確定。 補助標準與學校其他機要人員待遇一致。

第三章 文件管理

第十九條 高等學校檔案管理應當按照檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設的要求進行。

第二十條 高等學校應當建立健全檔案工作檢查、考核和評價制度，提高高等學校檔案管理水平。 高等學校檔案工作與學校其他工作實行同一整理、檢查、匯總、驗收管理。

第二十一條 高校檔案一般分為以下幾類：

（一）黨團體：主要包括大學黨委、工會、團委、民主黨派

Pai 和其他人在工作中生成的文檔和材料。

（二）行政類：主要包括高校行政工作中形成的文件、資料。

（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。 在實際操作中，學生檔案應分為兩種類型。 一是隨學生畢業、就業發放的學生人事檔案材料； 二是學校檔案機構永久或定期保存的與教學、科研等活動有關的檔案。 學生身份文件。 應在歸檔范圍、工作流程、管理模式和制度等方面區分兩類學生檔案，并制定相應的管理辦法。 前者作為高校專門檔案進行管理，后者則納入高校綜合檔案管理。

（四）教學類：主要包括高等學校形成的反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動的文件、資料。 按照《高等學校教學文獻資料歸檔范圍》有關規定執行。

（五）科學研究：主要包括高校科研管理和科研實踐活動中形成的文獻、資料。 按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《科學技術研究項目檔案管理規范》（DA/T2-1992）執行。

（六）基本建設類：主要包括高校基本建設管理和項目建設過程中產生的文件、資料。 按照《基本建設項目檔案信息管理暫行規定》和《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》（DA/T28-2002）執行。

（七）儀器設備：主要包括高等院校各種國產、進口精密、貴重、稀缺儀器設備的全套隨機技術文件，以及在接收、使用、使用過程中形成的文件、資料。轉型工作。

（八）產品生產類：主要包括高校在產學研過程中形成的產品

文檔、樣本或樣本照片、視頻等

（九）出版物：主要包括審稿單、原稿、樣本書、正式出版物以及大學編輯出版的期刊、其他學術期刊和學校出版社出版物的出版發行記錄。

（十）外事：主要包括高校發給有關人員參加國際會議、出國考察、講學、合作研究、進修等的材料； 學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中產生的材料； 學校開展的有關外國或港澳臺專家、教師、留學生、港澳臺學生的國際交流、中外合作辦學、海外教育和管理等方面的材料； 學校授予海外人員的榮譽職務、學位、職稱等材料。

（十一）會計：主要包括高校財務管理、會計核算等方面產生的文件、資料。 按照《會計檔案管理辦法》和省財政廳、省檔案局的有關規定執行。

第二十二條 高等學校可以參照國家檔案局《機關文件資料歸檔范圍和文件檔案保存期限的規定》，根據學校實際情況確定歸檔范圍和保存期限。 歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照片（膠片）、視頻（音頻）、實物及其他形式的載體。

第二十三條 學生人事檔案是指全日制學生的人事檔案。 符合條件的，可由學校檔案機構作為專門檔案進行管理，并由專人管理。

高等學校應制定相應的管理辦法，明確檔案機構與學生管理職能部門和部門之間的職責范圍和工作流程。

負責學生人事檔案的保管、利用和調度； 學生管理職能科室負責新生檔案的接收、日常檔案整理及集中歸檔和移交。

學生人事檔案的歸檔范圍一般包括：

（一）本科新生歸檔材料主要包括：高中畢業登記表、學籍證、體檢表、高考登記表、志愿卡、黨團材料等。

（二）本學院畢業生檔案材料主要包括：大學生登記表、成績單、畢業論文（設計）成果、畢業生登記表、學士學位申請表、畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料、及相關資格申請表等。

（三）碩士學位畢業生檔案材料主要包括：碩士學位研究生登記表、研究生登記表、研究生學位申請表、授予碩士學位決定書、碩士學位畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料等

（四）博士畢業生檔案材料主要包括：研究生申請攻讀博士學位登記表、專家推薦信、研究生登記表、研究生學位申請表、授予博士學位決定書、博士畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料等。

第二十四條 高等學校對檔案材料形成單位（部門）、學科、項目組實行備案制度。

（一）學校各備案單位（部門）檔案工作負責人應當組織本單位（部門）相關人員按照備案要求及時備案。

（二）備案人應當按照紙質、電子、照片（膠片）、視頻（錄音）、實物等載體文件材料的自然形成規律，對文件材料進行系統整理和整理，編制頁碼或卷號。 編號，在卷中制作目錄或將其返回

歸檔文件目錄應當提交部門、單位檔案工作負責人審核簽字后，移交學校檔案機構。

（三）科研項目、基礎設施項目確定、結題（立項）、竣工驗收前，必須系統整理文件資料，通過備案驗收。 工程驗收后，必須及時完成歸檔和移交工作。

第二十五條 歸檔紙質文件的書寫規范和使用的紙張、裝訂材料應當符合檔案保管的要求。 音視頻文件應保證音視頻清晰。 電子文件、資料應當按照《電子文件管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》（GB/-2002）的規定，與紙質文件、資料同時歸檔。

第二十六條 高校檔案資料應當及時歸檔。 未及時歸檔的，檔案機構可以以適當方式通知您。

（一）學校各部門應在下一學年結束前（一般為6月底前）完成備案；

（二）各院系應在下一學年寒假前（一般為1月底前）完成備案；

（三）科研檔案應在項目完成后2個月內歸檔；

（四）基礎設施檔案應在工程竣工后3個月內歸檔；

（五）重大事件檔案應當在事件發生后2個月內歸檔；

（六）會計檔案由會計機構整理歸檔。 本年度形成的會計檔案由會計機構保存，會計年度結束后一年。 期滿后移交學校檔案機構統一保管。

第二十七條 學校檔案機構應當成立鑒定小組，對過期檔案按照規定進行鑒定。 經鑒定失去保存價值的檔案，應當登記并報學校（院長）批準后方可銷毀。 。 未經鑒定和批準，不得銷毀檔案。

第二十八條 高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案損壞、褪色、霉變、丟失。 對損壞或字跡褪色的文件應及時修復或復制。 重要檔案和損壞、褪色、修復的檔案要及時數字化，處理成電子檔案保存。

第二十九條 學校合并、分立、撤銷或者其他變更時，應當遵循全面管理的原則，依法合理處置檔案。

第三十條 學校或者學校與其他單位合作完成的、由學校主要承擔的項目，學校檔案機構應當保存完整檔案。 學校協助完成的項目，應當保存本校項目檔案。 合作單位應當配合做好材料的整理、立卷、移交工作。

第三十一條 高等學校個人從事教學、科研、管理等專業活動產生的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，并由備案單位（部門）匯總并按規定移送檔案機構保管。 ，任何人不得將其據為己有。

對于個人在非工作活動中產生的重要檔案資料，高校檔案機構可以通過收藏、保管等形式進行管理。

鼓勵個人特別是有重大貢獻的專家、教授、勞模、名人等，將非公務活動中產生的檔案以捐贈、保管的方式移交檔案機構保存，學校應當給予適當獎勵。

第三十二條 對因故滯留在職能部門、部門的各類檔案資料，學校檔案機構應當組織轉移、接收。 有關職能部門和部門必須配合移交工作，不得拒絕移交、扣留檔案。

第三十三條 高校檔案機構應當制定專門的制度和辦法，收集與學校有關的各類檔案、史料。 分散在社會上、反映學校情況、對學校、社會有重大價值或者對學校有重大貢獻的個人的檔案，應當由學校承擔收集、歸檔、保存的費用。

對于具有重要保存價值或文物價值的檔案，原件收集有困難的，可以以復制件（產品）或目錄的形式保存。

第三十四條 高校檔案機構應當以學校重大歷史事件、學校歷史名人、學校重大建設成果等為主題，開發特色檔案資源。

第三十五條 高等學校在各種活動中形成的具有保存價值的實物，如榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、禮品、錦旗、印章、名人字畫以及學校內的紀念物、收藏品等。高等院校的發展。 教學、科研儀器設備等由學校檔案機構統一管理。

第三十六條 高校檔案機構應當定期對檔案、資料的保管情況進行檢查，消除安全隱患。 檔案工作中發生突發事件，應立即向院（院長）主任報告，并按照《檔案工作突發事件應急管理辦法》及時處理。

第三十七條檔案庫房的技術管理應當建立健全相關規章制度，并由專人負責。

（一）檔案機構工作人員必須嚴格執行檔案接收、管理和

借閱系統，及時登記，隨時存儲。

（二）明確檔案庫房安全管理職責。 倉庫環境和設施必須滿足檔案保管的要求，并做好防火、防潮、高溫、強光、防塵、防蟲、防有害氣體、防盜等工作。

（三）未經批準，非檔案機構人員不得進入倉庫；

未經許可，任何人不得將檔案帶出檔案庫。

第三十八條 高校檔案機構應當建立健全各類檔案管理臺賬，認真執行年度檔案統計報告制度，按照國家有關規定報送檔案工作基本狀況統計報告。

第三十九條 獨立學院負責普通高等學校舉辦的獨立學院的檔案管理工作。

（一）參與設立獨立學院的普通高校檔案機構對獨立學院檔案工作進行業務指導和監督檢查。

（二）獨立學院建設過程中形成的檔案，由學校檔案機構保存的，竣工后應移交獨立學院，以保持完整檔案的完整性。

（三）獨立學院可以委托高校檔案機構管理檔案并簽訂代理協議。

管理協議。

第四章 檔案的利用和公開

第四十條 高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。 未經學校授權，任何其他組織和個人無權公開公開學校檔案。

有下列情形之一的，不予開放：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利、技術秘密等知識產權問題；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成單位規定使用限制的。

第四十一條 持有合法證件的單位或者持有合法身份證明的個人，在說明檔案使用目的和范圍并辦理相關登記手續后，可以使用已開放的檔案。

境外組織或者個人使用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第四十二條 查閱、摘錄、復制未開封的檔案，必須經檔案機構負責人批準。 涉及未公開的技術問題的，應當征得建檔單位或者個人的同意，必要時應當報校（院）院長審批。 使用的檔案涉及重大問題或者國家秘密的，必須經校（院長）院長或者學校保密部門批準。

第四十三條 高校檔案機構保管的重要、珍貴檔案一般不提供原件使用。 如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。

檔案復印件加蓋學校檔案機構公章，與原件具有同等效力。

檔案館原件原則上不得借用。 如有特殊情況，須經檔案機構負責人或者學校（院長）院長批準。 原始檔案借閱工作必須全面完成，并建立限時提醒機制。

第四十四條 高等學校開設檔案，應當設立專門的檔案利用閱覽室，并按照《檔案記述規則》編制必要的檢索工具。 提供開放的檔案目錄、齊全的館藏指南、檔案指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。

第四十五條 高校檔案機構是唯一頒發檔案證書的機構。

（一）以學校檔案為依據的證書頒發工作全部由學校負責

檔案機構應當明確檔案機構與相關職能部門的職責。

（二）高校檔案機構應當為公眾利用檔案創造便利條件。 用于公益目的的，不收取任何費用； 用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

（三）檔案使用費用一般包括檔案認證費、保護費、復制費以及根據用戶要求提供的存取代理、專用、整理、保管、保管等服務費。

（四）涉及畢業生學籍證明的收費項目，在執行教育行政部門有關規定的同時，根據檔案利用的實際情況，合理收取相應費用。

（5）社會組織和個人使用他們，大學和學院轉移或捐贈的檔案

檔案機構應免費提供其優先級。

第46條存放在大學檔案館中的檔案應屬于存款人。 如果大學檔案機構需要向公眾提供使用，則必須獲得存款人的同意。

第47條大學檔案機構應積極進行檔案匯編和研究工作。 重要的檔案和歷史材料的公開出版必須通過檢查和批準程序。

第48條大學檔案機構應通過各種形式積極進行檔案宣傳，例如組織檔案展覽，展示和建筑檔案網站。 全面發揮檔案的文化和教育作用。

第5章條件保證

第49條大學應將高校檔案工作所需的資金分為單獨的項目，并將其包括在學校預算中，以確保檔案工作的需求。 預算項目應根據工作需求確定。 除了日常工作資金外，還應及時建立特殊資金。

第50條的高校應為檔案機構提供符合檔案管理要求的專用檔案館和管理設施。 具體的標準符合“檔案構建標準”（建筑標準103-2008）和“檔案建筑設計代碼”（JGJ25-2000）的執行。

（1）應該有一個特殊的倉庫來存儲機密文件。

（2）存儲視聽，電子和其他特殊載體文件，恒溫，

必要的設施，例如持續的濕度，防火，預防污漬，預防害蟲和反吸引力。

（3）檔案倉庫應與公職區分開，并擁有自己的系統。

閱讀室和整理室必須單獨和獨立配置。

（4）倉庫的面積應滿足檔案工作開發的需求，并留下存儲空間。 在檔案中建立的倉庫應滿足將來至少20年的檔案存儲的需求。

第51條高校應為檔案機構配備檔案管理現代化和檔案信息所需的設備和設施，加快數字檔案的建設（房間），并確保檔案的構建信息以及學校數字校園的建設同時地。

第52條在大學和大學中的數字檔案（房間）的建設應遵守國家信息構建的相關要求以及檔案行政部門制定的相關法規和標準。

數字檔案（房間）的構建應滿足統一管理，安全監護，信息共享，文化宣傳和其他工作的要求，合理地配置了所需的硬件，科學設計管理軟件，標準化檔案信息數據庫的構建，并滿足滿足信息社會可持續發展的需求。

數字檔案（房間）的構建應包括基本內容，例如建設學校的電子文檔管理中心，各種檔案應用系統的構建，電子檔案資源庫的構建以及檔案信息安全系統的構建，并建立檔案資源管理平臺和檔案信息發布平臺。

第53條：大學應為檔案機構提供相應的機構和機械保證。 大學檔案是學校的獨立職能部門。 學校應闡明與系統和機構改革有關的文件中檔案的管理和業務職能。 大學和大學中的綜合檔案室也應具有相應的系統和機制來保證它們。

第6章獎勵和懲罰條款

第54條：大學和大學將贊揚和獎勵單位或在檔案工作中做出以下貢獻的個人：

（1）在檔案的集合，安排，提供和利用中取得了杰出成就；

（2）在檔案的保護和現代管理方面取得了出色的成就；

（3）為檔案科學研究和檔案歷史數據研究做出重要貢獻；

（4）向大學檔案機構捐贈重要或珍貴的檔案； （5）反對違反檔案法律法規的出色表現。

第55條如果提出以下任何一項行為，大學應根據法律懲罰直接負責人和其他直接負責的人員； 如果構成犯罪，司法當局應根據法律調查刑事責任。

（1）忽略職責，導致文件損壞，丟失或銷毀未經授權；

（2）違反保密法規，并在未經授權的情況下提供，抄錄和發布文件；

（3）更改或偽造文件；

（4）未經授權出售大學生電子檔案，贈送或交換文件；

（5）未根據法規提交，拒絕申請或將文件作為一個人申請；

（6）其他違反檔案法規的行為。

第56條高校應接受檔案管理局和教育管理部門共同進行的檔案監督和檢查，并根據檢查報告迅速糾正現有問題。 如果問題是嚴重的，并且不及時糾正，則檔案行政部門將根據法律施加行政處罰。

第七章附則

第57條這些措施適用于該省的所有類型的普通大學以及成人大學和大學。 每所大學應按照這些措施組織整個學校的檔案工作，并可以根據這些措施為各種類型的檔案制定管理系統。

第58條的檔案管理（包括附屬中學，附屬醫院，學校經營企業等）的檔案管理應根據實際條件獨立確定。

第59條省教育部和省級檔案局負責解釋這些措施。

第60條這些措施應于2012年6月1日生效。