對(duì)普通中學(xué)分校學(xué)籍檔案信息化管理相關(guān)問(wèn)題的幾點(diǎn)剖析

---------2016年5月發(fā)表在（案卷）CN51-1737/G0泉州五中李春娥

摘要：信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛普及，對(duì)普通小學(xué)分校的學(xué)籍檔案管理帶來(lái)一定的沖擊。作為小學(xué)分校的檔案管理部門，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，加大對(duì)中學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)出一套符合自身發(fā)展的檔案管理信息系統(tǒng)，將中學(xué)生的檔案資料管理實(shí)現(xiàn)更細(xì)致、更全面的工作目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍；檔案；信息化管理

學(xué)籍檔案，顧名思義，是一個(gè)中學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷的記錄，現(xiàn)階段，我國(guó)好多普通中學(xué)校區(qū)還采取的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案，只有將學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)信息化能夠使通過(guò)網(wǎng)路實(shí)現(xiàn)資源共享。現(xiàn)在，信息化時(shí)代的到來(lái),信息技術(shù)對(duì)好多工作都帶來(lái)了方便，而且節(jié)省了辦公成本。本文將結(jié)合筆者幾年來(lái)的學(xué)籍檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)學(xué)籍檔案管理信息化相關(guān)問(wèn)題的闡述。

一、學(xué)生學(xué)籍檔案信息化的誘因

學(xué)籍檔案信息一般是記錄一個(gè)中學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是中學(xué)生處于某所中學(xué)的法律身分及資格，中學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況和綜合發(fā)展情況的信息都可以在學(xué)籍檔案中彰顯下來(lái)。現(xiàn)階段，我國(guó)普通中學(xué)分校大多數(shù)還保存的是紙質(zhì)的學(xué)籍檔案，因?yàn)樾W(xué)分校的中學(xué)生每年都在招收，紙質(zhì)學(xué)籍檔案的只會(huì)越來(lái)越多，但是紙質(zhì)資料不易保存，時(shí)間久了會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案受損現(xiàn)象，但是很難修補(bǔ)，給查閱帶來(lái)很大地不便。因而我國(guó)中學(xué)分校的紙質(zhì)學(xué)籍檔案存在如下四個(gè)問(wèn)題：

紙質(zhì)學(xué)籍檔案不易保管

雖然現(xiàn)現(xiàn)在的制革技術(shù)早已得到很大的進(jìn)步，并且紙質(zhì)的學(xué)籍檔案仍然存在不易保管等眾多問(wèn)題，紙張儲(chǔ)存本身容易形成損壞，但是在檔案管理室還要嚴(yán)格控制溫度及溫度，注意防火、防水、防止有害物質(zhì)等給學(xué)籍檔案形成的侵犯。學(xué)籍檔案的管理屋子要嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定控制好各項(xiàng)指數(shù)。諸如，倘若天氣濕潤(rùn)，則空氣的溫度較大，勢(shì)必會(huì)給紙質(zhì)檔案的保存帶來(lái)害處，假如沒(méi)有依照標(biāo)準(zhǔn)保存學(xué)籍檔案，紙張很容易遭到侵蝕。普通中學(xué)的中學(xué)生不斷增多，紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)目也在高漲，大量的紙質(zhì)檔案除了占用越來(lái)越多的空間，而且對(duì)保管的相關(guān)要求越來(lái)越多。我國(guó)大多數(shù)普通小學(xué)分校并未嚴(yán)格依照保存舉措施行，倘若發(fā)生火警、地震等自然洪災(zāi)或詐騙等意外車禍時(shí)，中學(xué)生的學(xué)籍檔案勢(shì)必會(huì)遭到不可挽回的損失。與此同時(shí)，保存學(xué)籍檔案還須要花費(fèi)人力和時(shí)間，對(duì)那些資料分門別類地整理，以供后期的查閱。

后期查閱不便

我國(guó)的普通中學(xué)分校隨著辦學(xué)時(shí)間的逐步遞增，中學(xué)生會(huì)越來(lái)越多，學(xué)籍檔案資料也會(huì)越來(lái)越多。面對(duì)數(shù)目龐大的學(xué)籍檔案，大多數(shù)分校提供不同的臥室分散放置，一旦后期須要查閱中學(xué)生的學(xué)籍檔案時(shí)，須要依照不同的入學(xué)時(shí)間查找相應(yīng)的學(xué)籍檔案，取閱及歸還等都十分不便。好多小學(xué)分校的中學(xué)生學(xué)籍檔案管理提供愈發(fā)細(xì)致的分類標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)分校是根據(jù)中學(xué)生的入學(xué)時(shí)間及班級(jí)進(jìn)行分類保存，假如在后期查閱時(shí)并不清楚中學(xué)生的入學(xué)時(shí)間及班級(jí)時(shí)，查閱工作將難以進(jìn)行。

紙質(zhì)學(xué)籍檔案將會(huì)形成一定的成本投入。中學(xué)分校的中學(xué)生數(shù)目在不斷降低，驟然而至的便是學(xué)籍檔案數(shù)目的持續(xù)降低，紙質(zhì)學(xué)籍檔案的保存須要一定的空間，而且須要中學(xué)提供一定的人力進(jìn)行管理，假如檔案出現(xiàn)損失，修補(bǔ)學(xué)籍檔案還須要花費(fèi)一定的人力和物力。另外，紙張的大量使用不僅形成了成本，但是還不利于環(huán)保。

普通中學(xué)分校學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

普通中學(xué)分校因?yàn)橹袑W(xué)生的學(xué)籍檔案信息量龐大，因而將這種信息匯總上去統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)管理工作量較大，要想構(gòu)建信息管理系統(tǒng)須要分如下幾個(gè)步驟進(jìn)行設(shè)計(jì)：

首先，要將學(xué)籍檔案管理的相關(guān)信息系統(tǒng)界定出模塊。可以分成學(xué)籍管理員系統(tǒng)、班主任系統(tǒng)以及中學(xué)生系統(tǒng)這三個(gè)子系統(tǒng)，不同系統(tǒng)針對(duì)不同的用戶舉辦工作。在校專門從事學(xué)籍檔案管理的人員可通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的綜合管理工作。校長(zhǎng)則可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)對(duì)中學(xué)生的日常成績(jī)的查詢和剖析進(jìn)行信息化處理。中學(xué)生通過(guò)信息管理系統(tǒng)可以查詢中學(xué)的相關(guān)公告、課程安排及查詢考試成績(jī)等。

其次，按照使用對(duì)象的不同擬定相應(yīng)的權(quán)限。中學(xué)可以按照不同的適用對(duì)象采取不同等級(jí)權(quán)限管理，有管理員、普通用戶及中學(xué)生用戶三種不同類型，其中管理員的權(quán)限最高，可以對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全方位地管理，而中學(xué)生用戶的權(quán)限最低，僅能從事信息查詢及錄入。

第三，錄入學(xué)籍檔案信息。在中學(xué)構(gòu)建學(xué)籍檔案時(shí)，首先須要將中學(xué)生的信息通過(guò)填寫學(xué)籍表的方式搜集上去河南高中學(xué)籍管理系統(tǒng)，然后通過(guò)相應(yīng)的管理人員將這種內(nèi)容錄入到學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)中。每年的中學(xué)分校中學(xué)生人數(shù)都在不斷遞增，這樣的方法有效減少了學(xué)籍檔案管理人員的工作量。

中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理應(yīng)注意的問(wèn)題

將電子信息與社會(huì)對(duì)接

學(xué)籍檔案信息將伴隨每一位中學(xué)生一生，因而這種學(xué)籍信息除了是為了記錄中學(xué)生在中學(xué)階段的日常信息，更重要的是為中學(xué)生在今后進(jìn)入社會(huì)，找尋合適的工作崗位提供參考根據(jù)。部份小學(xué)中學(xué)生結(jié)業(yè)后可能直接選擇就業(yè)，此時(shí)，中學(xué)應(yīng)該與企業(yè)及時(shí)合作，為急聘企業(yè)提供在校中學(xué)生的相關(guān)信息河南高中學(xué)籍管理系統(tǒng)，幫助企業(yè)了解中學(xué)生在中學(xué)階段的學(xué)習(xí)情況及能力水平，為中學(xué)生提供更好地就業(yè)機(jī)會(huì)。

做好學(xué)籍檔案信息的保密工作

每一名中學(xué)中學(xué)生的學(xué)籍檔案信息都是個(gè)人的資料信息，中學(xué)在對(duì)這種信息進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)該重視其安全性及保密性。在中學(xué)從事學(xué)籍管理的部門應(yīng)該嚴(yán)格相關(guān)的管理制度，保證中學(xué)生學(xué)籍檔案信息的安全性，做到確切和完整地記錄中學(xué)生的相關(guān)信息，不像其他人及單位透漏中學(xué)生的相關(guān)信息，幫助中學(xué)生做好保密工作。

針對(duì)機(jī)密檔案要做到特殊處理

普通中學(xué)分校有部份中學(xué)生的檔案信息屬于機(jī)密信息，此時(shí)學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)該非常針對(duì)機(jī)密的檔案采取特殊的處理技術(shù)，可以借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)路將這種信息進(jìn)行加密處理，這樣可以有效保護(hù)好機(jī)密檔案的安全性，這種信息不會(huì)被隨便篡改或刪掉。與此同時(shí)，保存好這部份檔案的原始資料，甄別好檔案工作的真假，避免有仿冒信息假扮機(jī)密信息。這部份信息如沒(méi)有特殊情況，不得隨便供人查閱。

對(duì)原有的紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行存檔

因?yàn)橛?jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，致使中學(xué)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)存在一定的不穩(wěn)定性，而且電子文件經(jīng)過(guò)篡改不易發(fā)覺(jué)痕跡。這就給普通中學(xué)分校的學(xué)籍檔案信息管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。為了有效保證學(xué)籍檔案信息的真實(shí)有效，保證這種信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，在中學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行錄入后，應(yīng)當(dāng)將最初的紙質(zhì)學(xué)籍表進(jìn)行存檔，一旦后期須要查閱和共享時(shí)，可以將紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息與電子檔案信息互相參照，統(tǒng)一管理。

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