會議工作復雜，環節多，稍有不慎就會出現疏漏和錯誤，工作中發現會議工作流程，可以讓復雜的會議工作變得簡潔、清晰、高效。

1. 會議前的規劃和準備

會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應周密協調會議的整個過程、每一個環節，對可能出現的問題提前做好預案。

1.制定計劃

會議計劃是組織會議的總體安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參加人員、主要議題、會議工作任務及職責分工等內容。會議計劃應簡明、具體、明確，具有很強的操作性，必須經有關領導批準。會議計劃確定后，主辦部門應召集相關部門會議，按照計劃要求，協調落實各自職責。

2.明確任務

會議籌備階段，主要工作如下：

1、起草會議通知。會議通知的主要內容包括會議名稱、主要內容、報名時間、地點、參加單位、報名要求、聯系人姓名及電話等。會議通知要求表述準確、條理清晰、簡明扼要，特別是時間地點必須明確。時間一般要標明年月日，不能使用“明天”、“后天”等容易混淆的字眼：會議地點要精確到具體的樓層和門牌號，如：××辦公樓六層第三會議室。

2、發布會議通知。會議通知可通過電話、短信（微信）、書面、內網郵件等方式發布，可根據情況選擇一種方式或同時使用多種方式。發布通知時，必須注意以下幾點：第一，保密性。保密會議不能通過短信、微信等方式發布。第二，必須負責，確保會議通知及時送達與會人員。書面通知要準備回執登記表，每份通知都要簽字確認。通過電子郵件發送時，必須保留回執。通過短信、微信發送時，應要求收件人及時回復。

3、核對參會人員名單。統計、整理本次會議請假參會人員名單，必要時進行請假核對。認真核對參會人員名單，確保無誤，并打印請假參會人員名單紙質清單，及時上報會議組長或會議主持人。

4、與參會領導進行協調。根據會議要求，通過面報、電話、短信、微信等方式邀請參會領導參加會議。重點提醒領導會議時間、地點、主要參會人員（部門）、議程等。會議開始前1小時左右以適當方式提醒領導會議時間。

5、預定會議室。會議時間確定后，應立即聯系后勤、物業等會議室管理服務部門預定會議室，并請物業服務人員協助做好清潔、擺放桌椅等前期準備工作。如有外來單位人員參加，應提前做好引導標識。

6、打印會議指示。全省業務工作會議、全行干部職工會議、年中工作會議等規模較大的會議，應打印會議指示。指示內容應準確、表述清晰、周到、簡明。主要內容包括：會議紀律要求、會議日程、作息時間、參加人員名單、組團名單、住宿或交通安排、值班電話、會議人員名單及聯系方式、注意事項等。

7、制作會議證件。根據會議需要，制作代表證、出席證、出入證、工作證、車輛通行證等證件。證件制作應符合會議主題和內容，并應美觀、經濟、便于識別、管理、安全。

8、會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置?？傮w要求規范、和諧、莊重大方，與會議主題、內容相一致。一是主席臺布置要合理。主席臺是會場的焦點和中心，集中了整個會議的風格和氣氛，是會場布置的重點，要綜合考慮會議性質、主席臺就座人數、領導進出的方便程度、主席臺大小等諸多因素。二是附屬設施的調試。主要包括音響、燈光、投影設備等。根據會議需要安排適當數量的話筒，并擺放在適當的位置。事先逐個試音，確保每只話筒都能正常使用。如需播放音樂，應事先試音，最好做好備份，確保萬無一失。 檢查場地燈光是否有損壞，如有損壞需提前維修更換；提前準備好攝像機、麥克風的電源。如有投影演示，應提前彩排，并根據需要及時調整燈光。

9、制作、擺放桌牌。根據最終確定的參會人員名單制作桌牌；認真檢查所有桌牌，防止遺漏、重復、錯別字。根據禮儀手冊等規定，合理安排參會人員在會場的座位。桌牌擺放完畢后，及時制作會場座位圖，打印出來擺放在會場簡述制作會議證件的注意事項，方便查閱。

10、組織、調度會議車輛。根據會議需要借用或租用車輛，并指定專人負責車輛調度、清點、核對乘客人數，防止遲到、漏報。車輛較多時，應進行編號分組，以方便調度。

11、安排新聞采訪。凡需要新聞采訪的會議，應提前與宣傳部門或新聞機構聯系，安排會場新聞宣傳人員座位，協調接駁事宜。

12、分發會議資料。會議資料在分發時應登記成冊，逐份登記，做到不漏發、不漏放。視情況可在會前通知與會單位（人員）提前派人領取，也可在會場簽到時一并分發，或提前擺放在與會人員座位上。對擺放在主席臺上的資料，從頭到尾核對順序和頁碼，擺放整齊，確保無誤。對機密文件，要嚴格按照有關保密規定進行登記，并及時領取或按保密規定提醒傳閱、保管，防止泄密。

（三）落實分工

制定會議計劃并按照計劃進行任務分解后，需要協調分工，明確責任人，設定每項任務的完成期限，落實分工，并在會議開始前做好全面的自我檢查，確保一切順利進行。

2. 完善會議服務

會議工作是指從您簽到開始到會議結束為止的工作。會議工作無小事，周到細致是做好會議服務的基本要求。會議服務工作繁瑣復雜，情況瞬息萬變，必須注重細節，一絲不茍、周到徹底。

1. 組織會議注冊

會議登記主要包括人員身份確認、注冊登記、按會議要求發放材料、注意事項提醒等，做到迅速準確、熱情周到、耐心細致、有序進行。

2.做好會議簽到

安排專人打印簽到表放置在會場，提醒參會人員簽到，并做好參會人員的統計和登記工作，實時掌握參會人員的出席情況，并視情況電話催促參會人員準時到場。會議開始后，統計、匯總參會人數，登記遲到、缺席人員姓名。

3. 維護會場秩序

會議期間，應安排專人現場值守，維持會場內外秩序。一是實時監控會場音響、燈光情況，發現問題及時解決。二是及時提醒、制止會場內大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等違反紀律的行為，防止無關人員進入會場。三是提醒會場服務人員及時供應茶水。四是遇到需要向主席臺領導或會議主持人匯報的特殊情況時，應采用適當方式靈活處理，力爭減少對會議的干擾和影響。

3. 會后總結要切合實際

會后工作是會議工作的重要組成部分，是保證會議質量、實現會議效果的重要環節。通過會后工作，可以總結會議組織工作的經驗教訓，推動會議精神的貫徹落實，進一步優化會議工作機制，提高會議效果。

1. 退貨服務

協調、組織參會人員會后服務工作，必要時協助聯系交通或協助預定門票，對因工作需要臨時停留的人員妥善安排食宿。

2. 材料歸檔

會議結束后，應及時收集會議計劃、通知、簡報、發言材料、領導講話、視聽資料等相關材料，并按規定歸檔備查。同時，按照有關保密要求，對需要回收的會議材料進行統計、登記回收。根據需要簡述制作會議證件的注意事項，發布會議簡報或資料，起草、整理會議記錄英語作文網，印發領導講話稿。

（三）會后總結

每次會議結束后，要及時、客觀、準確地進行總結，對會議工作的成功經驗、問題和不足進行系統梳理和分析，尤其要注意收集、整理與會代表對會議的意見和建議，為今后進一步改進會議工作提供參考。同時，要把會議決定事項的辦理情況納入督導檢查工作，確保會議精神及時得到落實。

做好會務工作除了在程序上力求完美外，還需要會務組織人員不斷提高自身素質。一是統籌意識。會務繁重、要求高、涉及面廣，會務人員需要牢固樹立大局意識，以全局的眼光統籌會議各部門、各環節的銜接與落實，謀劃每一個細節，確保會議組織周到、高效、有序。二是靈活應對能力。會務中不可預知的因素很多，會務人員需要樹立應變意識，提高應變能力，沉著不亂，及時妥善處理各種臨時突發事件，確保會議圓滿成功。三是認真負責的品質。會務瑣碎、艱巨，涉及環節多，任何一點小失誤都可能造成很大影響。 因此，會務人員一定要有高度的責任感，充分發揮工作積極性和主動性，盡職盡責，搭臺填崗，抓好每一個環節，做好每一個細節，使會務工作有序、順利完成。